La vita dell’imprenditore oggi è estremamente complessa. Il mondo dell’impresa è diviso in due sezioni differenti e ben distinte fra loro. Nella prima ci sono le cose come dovrebbero essere, nella seconda invece c’è la realtà dei fatti, dove le cose succedono in maniera diversa dalle previsioni. La pratica di fare credito ai propri clienti è largamente diffusa (in alcuni settori è data addirittura per scontata) e rientra nella seconda sezione.
In questo numero di CRM ci occupiamo dei problemi delle aziende che fanno credito ai propri clienti e offriamo le soluzioni pratiche per risolverli.
PROBLEMA 1: IL RISCHIO
Per l’azienda può risultare difficile determinare a chi si dovrebbe o non si dovrebbe fare credito. Ad esempio: una start-up potrebbe non disporre di una storicità tale da consentire una corretta valutazione del rischio di credito, mentre i clienti di lunga data che possono contare su una storicità di pagamenti puntuali, potrebbero incontrare delle difficoltà a livello di flusso di cassa (cash-flow) in qualsiasi momento. In questo caso è consigliabile affidarsi ad una società in grado di fornite precise informazioni commerciali attraverso l’elaborazione di un report accurato sulla situazione patrimoniale, finanziaria. Parola d’ordine: mitigare il rischio di credito.
SOLUZIONE: Il primo passo è quello di monitorare il credito di ogni cliente (vecchio e nuovo) per verificare il rischio che rappresenta per l’azienda. Sulla base di queste informazioni l’azienda può decidere come procedere.
Ad esempio: il solo fatto di aver fatto credito ad alcuni clienti, non comporta di dover estendere questo beneficio alla loro totalità, così come i clienti a rischio insoluto dovrebbero essere sottoposti alla formula del pagamento anticipato.
PROBLEMA 2:FARE CREDITO AI CLIENTI RICHIEDE TEMPO, IMPEGNO E SFORZO.
Bisogna accertarsi che si sta trattando con aziende affidabili che alle scadenze convenute pagheranno senza ritardo.
Quest’attività richiede uno sforzo notevole sia in termini di tempo che di risorse aziendali. L’esecuzione dei controlli preventivi sul cliente e il mantenere con lui un contatto continuo per evitare l’insoluto, può rappresentare per l’azienda una vera e propria seccatura. Oltre che a consumare la risorsa più preziosa che abbiamo oggi: il tempo.
SOLUZIONE: In questo caso il passo più importante per l’azienda è quello di assicurarsi di disporre di una strategia precisa di gestione del credito, capace di semplificare l’intero processo di gestione del credito e di renderlo il più efficiente possibile. Se la gestione di questo processo richiede troppo tempo, l’azienda potrebbe valutare le opzioni di outsourcing, affidando ad una società specializzata la gestione del credito commerciale.
PROBLEMA 3: PROTEGGERE IL FLUSSO DI CASSA.
L’attesa del pagamento, anche se questo avviene nei termini concordati, può incidere sul flusso di cassa. Il mancato pagamento alla scadenza può invece compromettere la stabilità della tua azienda.
SOLUZIONE: Occorre stabilire una politica aziendale per tutelare l’azienda dai crediti che non vengono pagati alla scadenza. In assenza di una politica aziendale che tuteli contro questo rischio, prima o poi si dovrà affrontare questo tipo di situazione negativa. Importante è agire tempestivamente al primo segnale . Non bisogna lasciare che il credito si accumuli.
Prevedi una procedura standard:
1) invio di una mail si sollecito;
2) nel caso di un pagamento a 30 o a 60 giorni, una settimana prima invia una email che ricorda al cliente il pagamento in scadenza.
Se il problema persiste puoi sospendere la fornitura di servizi o dei prodotti finché la situazione non sarà chiarita col cliente ritardatario.
PROBLEMA 4: MANTENERE BUONE RELAZIONI CON I CLIENTI CHE NON PAGANO.
L’attività di sollecito dei pagamenti scaduti può compromettere seriamente il rapporto con il cliente e pregiudicarne i futuri acquisti di beni o servizi con ricadute decisamente negative per l’impresa. A volte però è necessario adottare una linea dura con i clienti che si sottraggono alle richieste di pagamento. Anche quelle fatte in maniera “soft” da parte del Responsabile Amministrativo dell’azienda o del Credit Manager.
SOLUZIONE: La comunicazione col cliente è fondamentale in questo caso. Sostieni con il cliente l’importanza di pagare in tempo, rispettando le scadenze. Se il cliente ha dei problemi ascoltali e prova a trovare insieme a lui una soluzione condivisa. Anche in questo caso affidare ad un’azienda in outsourcing la gestione del credito può risultare una strategia vincente, anche perché il costo di acquisizione di un nuovo cliente è mediamente più alto di quello di mantenerne uno già acquisito in precedenza.
PROBLEMA 5: SAPERE QUANDO SI E' ARRIVATI AL LIMITE DELLA SOGLIA DI SOPPORTAZIONE DEL RITARDO DI PAGAMENTO.
Un cliente che è da considerarsi un “cattivo pagatore” può rappresentare per la tua azienda un peso (talvolta anche una minaccia) piuttosto che una risorsa da mantenere e preservare. Dire addio ad un cliente che ti è costato tanta fatica per acquisirne la presenza nel tuo database è un’operazione molto dura per non dire (quasi) impossibile.
SOLUZIONE: Fai una verifica accurata dei clienti “buoni” e di quelli che invece ti costano di più nella gestione del loro credito, rispetto a quanto sono in grado di generare valore per la tua attività. Mettere la parola “fine” alla relazione col cliente è l’ultima soluzione possibile, ma quando il ritardo nei pagamenti mette in discussione l’equilibrio monetario aziendale, allora è venuto il momento di dire basta.
Quello del credito e della gestione dei ritardi di pagamento è un settore che dal 1988 noi di Cheope conosciamo bene. Scopri le nostre soluzioni su: Credit Information e Gestione e Recupero